Essa é uma pergunta que muitos empresários fazem, principalmente quando querem pagar um salário maior para um bom funcionário, mas não querem aumentar o custo da folha de pagamento.

E, mesmo sendo conhecida como "A Voz Trabalhista das Empresas", minha resposta é: não!

Isso mesmo. A empresa efetuar pagamento de salário por fora somente vai trazer problemas e prejuízos financeiros. Por mais que a intenção da empresa seja boa, seja para bonificar um funcionário, reconhecer seu comprometimento ou até mesmo ajudá-lo com algumas despesas, tudo isso pode ser feito dentro da lei.

O que não pode é pagar salário à margem da folha de pagamento. Se aquele valor é salário, ele precisa estar registrado no holerite e todos os encargos decorrentes devem ser recolhidos.

Mas você pode estar pensando: “E se eu não tiver condições de pagar os encargos sobre esse valor?”

Então, talvez a empresa não devesse oferecer esse valor como salário. Porque o problema não está apenas no pagamento. O problema está no que acontece depois.

Mas será que todo valor pago fora do salário é ilegal?

Não. E é justamente aqui que muitas empresas estão errando.

Se a empresa quer dar uma bonificação aos bons funcionários, premiar o comprometimento e reconhecer um bom desempenho, não necessariamente precisa transformar esse valor em salário. A legislação trabalhista permite, em determinadas situações, o pagamento de prêmios, desde que observados os requisitos legais.

Mas atenção: não adianta simplesmente escrever “prêmio” no holerite.

É preciso verificar a finalidade daquela verba, os critérios utilizados pela empresa e a forma como o pagamento é realizado.

Se é prêmio, precisa ser prêmio de verdade.

E se a empresa pretende pagar uma verba dessa natureza de forma habitual, é ainda mais importante que existam critérios claros e uma regulamentação adequada.

Agora vamos pensar em outra situação.

A empresa paga R$ 500,00 por mês para ajudar o funcionário com alimentação. Precisa colocar esse valor “por fora”?

Também não.

A empresa pode estruturar o benefício de alimentação de acordo com a legislação aplicável, inclusive mediante cartão de benefício, observados os requisitos legais.

E se a empresa pretende ressarcir uma despesa de deslocamento realizada pelo empregado?

Também não precisa colocar o dinheiro “por fora”.

Dependendo da situação, poderá ser estruturado como reembolso ou ajuda de custo, desde que realmente corresponda à finalidade da verba e sejam observados os requisitos legais.

Ou seja, muitas vezes o empresário está pagando “por fora” porque simplesmente não sabe que existe uma forma correta de fazer aquele mesmo pagamento.

É por isso que uma assessoria jurídica especializada pode ajudar a empresa a identificar, primeiramente, qual é a finalidade daquela verba que está sendo paga por fora. Depois disso, será necessário verificar qual é o enquadramento jurídico adequado.

Se é salário, não tem jeito.

Horas extras, comissões de vendas e outras parcelas que possuem natureza salarial devem ser pagas corretamente na folha de pagamento, com os respectivos encargos.

Não adianta chamar comissão de “prêmio”.

Não adianta chamar hora extra de “ajuda de custo”.

Não adianta pagar em dinheiro e acreditar que ninguém vai descobrir.

A natureza da verba não é definida pelo nome que a empresa dá a ela, mas pela realidade do pagamento e pela legislação aplicável.

Agora, se a intenção é premiar um funcionário, reembolsar uma despesa ou conceder determinado benefício, existem caminhos legais para fazer isso.

É necessário apenas formalizar, regulamentar e enquadrar corretamente a verba.

E aqui chegamos a outro grande problema.

É absurdo que, em pleno século XXI, na era digital, o empresário ainda pense que o pagamento extrafolha não será rastreável. O dinheiro pode ser pago em espécie. Pode ser transferido para a conta do funcionário. Pode ser feito por PIX. Pode até mesmo ser entregue em um envelope. Isso não significa que não haverá prova.

Extratos bancários, mensagens, conversas de WhatsApp, e-mails, documentos internos, testemunhas e até mesmo a própria rotina de pagamentos podem ser utilizados para demonstrar a existência daquela remuneração.

E sabe o que pode custar para a empresa pagar salário “por fora”?

Vamos fazer uma conta simples.

Imagine que um funcionário receba R$ 1.000,00 por mês por fora, durante 1 ano.

Ao longo de 12 meses, a empresa terá pago R$ 12.000,00 que não apareceram na folha.

A princípio, o empresário pode pensar: “Economizei os encargos sobre R$ 12.000,00.”

Mas será mesmo que economizou?

Se esse valor for reconhecido como salário, poderá ser necessário recalcular diversas parcelas trabalhistas.

E quanto isso pode custar?

O problema é pagar R$ 1.000,00 acreditando que está economizando, quando, na verdade, pode estar criando um passivo trabalhista muito maior.

E tem mais.

O FGTS que deixou de ser recolhido não desaparece.

O empregado poderá cobrar os depósitos que deveriam ter sido realizados. O FGTS, em regra, corresponde a 8% da remuneração e também incide sobre a gratificação natalina.

Então, se a empresa não registrou corretamente aquela remuneração, poderá ter que recalcular, recolher e pagar aquilo que deveria ter sido pago desde o início.

E se a empresa pagou férias e 13º apenas sobre o salário “por fora”? Terá que pagar novamente na Justiça do Trabalho.

Portanto, a empresa pode remunerar, premiar, incentivar e reembolsar seus funcionários sem criar um passivo trabalhista desnecessário. O que não pode é tentar economizar nos encargos criando um passivo que, no futuro, poderá custar muito mais caro.

O barato pode sair muito caro!

Se você, empresário, quiser saber mais sobre como estruturar corretamente as verbas pagas aos seus funcionários e evitar passivos trabalhistas, recomendo a leitura do Capítulo III do meu livro Guia Trabalhista para as Empresas: os 10 primeiros passos para uma empresa blindada.

Flavia Cyrineu Stecca

Advogada Especialista em Direito do Trabalho Empresarial

CEO e Founder da Cyrineu Stecca Advocacia Trabalhista Empresarial

Autora do livro: Guia Trabalhista para as Empresas: os 10 primeiros passos para uma empresa blindada.